1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Pracownia Progres Beata Kuchnik, ul. Studzienicka 16, 43-200 Pszczyna, NIP: 6380009216.
Gabinety prowadzone są pod nazwą Bielskie Centrum Diagnozy Psychologicznej pod adresem: ul. Barlickiego 15/56, 43-300 Bielsko-Biała.
Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych: diagnoza@bcdp.pl. Kontakt w sprawach dotyczących Familiaspot: biuro@familiaspot.pl. Telefon kontaktowy: 502 305 350, 605 641 540. Telefon odbierany jest w poniedziałki, środy i piątki w godzinach 17:00–19:00.
Jeżeli Administrator wyznaczy Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane na stronie internetowej w łatwo dostępnym miejscu.
2. Zakres stosowania Polityki prywatności
Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników strony internetowej bcdp.pl, osób korzystających z formularzy kontaktowych, systemu rezerwacji wizyt, płatności online, dokumentów udostępnionych na stronie oraz usług świadczonych przez Bielskie Centrum Diagnozy Psychologicznej i Familiaspot.
Polityka prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem ze strony internetowej, korzystaniem z formularzy kontaktowych, rezerwacją wizyt, płatnościami online, obsługą zgłoszeń, realizacją konsultacji, diagnoz psychologicznych, spotkań Familiaspot, prowadzeniem dokumentacji, wystawianiem faktur, obsługą reklamacji, dochodzeniem lub obroną roszczeń oraz realizacją obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
Polityka prywatności nie zastępuje szczegółowych zgód, regulaminów i oświadczeń wymaganych przy korzystaniu z konkretnych usług, w szczególności usług dotyczących dzieci, diagnozy psychologicznej, przetwarzania danych szczególnej kategorii oraz udziału w Familiaspot.
3. Jakie dane mogą być przetwarzane
W zależności od sposobu korzystania ze strony i usług Administrator może przetwarzać następujące dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, dane niezbędne do rezerwacji wizyty, dane niezbędne do płatności i wystawienia faktury, dane dotyczące wybranej usługi, termin wizyty, historię rezerwacji, korespondencję kierowaną do Administratora, dane podane w formularzu kontaktowym lub rezerwacyjnym, dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, typ urządzenia, identyfikatory plików cookies, dane przeglądarki, data i godzina połączenia oraz informacje dotyczące aktywności na stronie.
W przypadku usług psychologicznych, diagnostycznych, rodzinnych, dotyczących dzieci lub Familiaspot Administrator może przetwarzać również dane dotyczące zdrowia, funkcjonowania psychicznego, rozwoju, sytuacji rodzinnej, opiekuńczej, wychowawczej, edukacyjnej, sądowej, diagnostycznej oraz inne dane szczególnej kategorii, wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia i realizacji usługi.
W przypadku zgłoszenia dziecka mogą być przetwarzane dane dziecka, dane rodziców lub opiekunów prawnych, informacje o władzy rodzicielskiej, pieczy, kontaktach, orzeczeniach sądowych, zabezpieczeniach, postępowaniach sądowych, badaniach OZSS, dokumentach instytucji oraz innych okolicznościach istotnych dla dobra dziecka i prawidłowej realizacji usługi.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
4.1. Korzystanie ze strony internetowej
Dane techniczne, takie jak adres IP, dane przeglądarki, dane urządzenia i pliki cookies, są przetwarzane w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, jej bezpieczeństwa, ochrony przed nadużyciami, prowadzenia statystyk technicznych oraz utrzymania strony internetowej.
Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na prowadzeniu i zabezpieczeniu strony internetowej oraz zapewnieniu jej prawidłowego działania.
4.2. Kontakt przez formularz, e-mail lub telefon
Dane podane w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail lub rozmowie telefonicznej są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi, obsługi zgłoszenia, prowadzenia korespondencji oraz ustalenia dalszego sposobu postępowania.
Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora, polegający na obsłudze zapytań i kontaktu z osobami zainteresowanymi usługami, a jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy lub rezerwacji wizyty — podjęcie działań przed zawarciem umowy.
4.3. Rezerwacja wizyty
Dane podane w systemie rezerwacji są przetwarzane w celu dokonania rezerwacji, potwierdzenia terminu, kontaktu z klientem, przypomnienia o wizycie, obsługi zmiany lub odwołania terminu oraz przygotowania realizacji usługi.
Podstawą prawną jest podjęcie działań przed zawarciem umowy i wykonanie umowy o świadczenie usługi.
4.4. Płatności online
W przypadku wyboru płatności online dane niezbędne do obsługi płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności Przelewy24, tj. PayPro S.A., w zakresie koniecznym do przeprowadzenia transakcji, potwierdzenia płatności, obsługi zwrotu, reklamacji lub wyjaśnienia statusu płatności.
Administrator nie przetwarza pełnych danych karty płatniczej ani danych dostępowych do bankowości elektronicznej klienta. Dane te są obsługiwane przez operatora płatności i banki uczestniczące w transakcji.
Podstawą prawną przetwarzania danych przez Administratora jest wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze płatności i rozliczeniu usługi. Operator płatności może być odrębnym administratorem danych w zakresie świadczenia usług płatniczych i realizuje własne obowiązki informacyjne wobec płatników.
4.5. Wystawianie faktur i obowiązki księgowe
Dane niezbędne do wystawienia faktury, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej oraz rozliczenia płatności są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
Podstawą prawną jest obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych właściwych przepisów prawa.
4.6. Realizacja usług psychologicznych, diagnostycznych i Familiaspot
Dane osobowe, w tym dane szczególnej kategorii, mogą być przetwarzane w celu realizacji konsultacji, diagnozy psychologicznej, spotkań rodzinnych, spotkań w ramach Familiaspot, prowadzenia dokumentacji, przygotowania opinii, zaświadczeń lub innych dokumentów, a także zapewnienia bezpieczeństwa osoby korzystającej z usługi, dziecka, rodziny, specjalistów i innych uczestników.
Podstawą prawną przetwarzania danych zwykłych jest wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.
Podstawą prawną przetwarzania danych szczególnej kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia, funkcjonowania psychicznego, rozwoju, sytuacji rodzinnej, opiekuńczej, wychowawczej, sądowej i diagnostycznej, jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, albo zgoda rodzica lub opiekuna prawnego w przypadku dziecka, a w zakresie niezbędnym do dochodzenia lub obrony roszczeń również właściwe przepisy RODO dotyczące ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4.7. Reklamacje, roszczenia i bezpieczeństwo
Dane mogą być przetwarzane w celu rozpatrywania reklamacji, dochodzenia roszczeń, obrony przed roszczeniami, dokumentowania przebiegu kontaktu oraz zapewnienia bezpieczeństwa organizacyjnego, prawnego i technicznego.
Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
4.8. Obowiązki prawne związane z ochroną dziecka, życia lub zdrowia
W sytuacjach przewidzianych prawem dane mogą być przetwarzane i przekazywane właściwym organom lub służbom, jeżeli jest to niezbędne ze względu na obowiązek prawny, ochronę życia lub zdrowia, podejrzenie krzywdzenia dziecka, zagrożenie dobra dziecka albo inne sytuacje wymagające reakcji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Podstawą prawną jest obowiązek prawny ciążący na Administratorze, ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, a także prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa.
5. Płatności Przelewy24
Płatności online dostępne na stronie mogą być obsługiwane przez Przelewy24.
W celu dokonania płatności klient może zostać przekierowany do zewnętrznego systemu płatności. W takim przypadku przetwarzanie danych w ramach realizacji transakcji odbywa się również zgodnie z zasadami operatora płatności.
Administrator może otrzymać od operatora płatności informacje niezbędne do potwierdzenia transakcji, takie jak status płatności, identyfikator transakcji, kwota płatności, data płatności, dane płatnika niezbędne do rozliczenia i przypisania płatności do rezerwacji.
Administrator nie ma dostępu do haseł, loginów, pełnych danych kart płatniczych ani innych danych uwierzytelniających wykorzystywanych przez klienta w banku lub systemie płatności.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania.
Odbiorcami danych mogą być: podmioty obsługujące stronę internetową i hosting, dostawcy systemu rezerwacji online, dostawcy usług informatycznych, operator płatności Przelewy24, banki i instytucje płatnicze uczestniczące w realizacji transakcji, podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, techniczne i administracyjne, współpracownicy i specjaliści realizujący usługi w ramach Bielskiego Centrum Diagnozy Psychologicznej lub Familiaspot, podmioty obsługujące korespondencję elektroniczną, a także uprawnione organy publiczne, sądy, prokuratura, policja, organy podatkowe lub inne instytucje, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Dane nie są sprzedawane osobom trzecim.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Administrator co do zasady nie zamierza przekazywać danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi informatycznych, analitycznych, pocztowych, hostingowych lub technicznych doszłoby do przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, odbywałoby się to wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów wymaganych przez RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych, decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub innych zabezpieczeń przewidzianych przepisami prawa.
8. Pliki cookies i podobne technologie
Strona internetowa może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii.
Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętania ustawień użytkownika, obsługi systemu rezerwacji, zapewnienia bezpieczeństwa, prowadzenia statystyk, analizy ruchu na stronie oraz — jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone — działań marketingowych lub remarketingowych.
Pliki cookies niezbędne do działania strony mogą być stosowane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub przepisów dotyczących świadczenia usług drogą elektroniczną i komunikacji elektronicznej.
Pliki cookies analityczne, marketingowe lub inne niewymagane do działania strony są stosowane wyłącznie wtedy, gdy użytkownik wyrazi na to zgodę w banerze cookies lub ustawieniach prywatności.
Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia plików cookies w przeglądarce internetowej lub — jeżeli strona posiada panel zgód — w ustawieniach zgód cookies dostępnych na stronie.
Szczegółowe informacje o plikach cookies powinny znajdować się w osobnej Polityce cookies, jeżeli strona korzysta z narzędzi analitycznych, marketingowych, map, wtyczek społecznościowych lub innych rozwiązań zewnętrznych.
9. Formularze kontaktowe i rezerwacyjne
Korzystanie z formularza kontaktowego lub rezerwacyjnego wymaga podania danych oznaczonych jako obowiązkowe. Podanie tych danych jest dobrowolne, ale niezbędne do wysłania wiadomości, dokonania rezerwacji, obsługi płatności lub realizacji usługi.
Użytkownik powinien podawać wyłącznie dane prawdziwe, aktualne i niezbędne do obsługi zgłoszenia.
Nie należy przesyłać przez zwykły formularz kontaktowy szczegółowych danych dotyczących zdrowia, diagnozy, sytuacji rodzinnej, dokumentów sądowych ani danych dziecka, chyba że formularz jest przeznaczony do tego celu i zawiera odpowiednie zabezpieczenia oraz zgody.
10. Dane dzieci
Dane dzieci są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do obsługi zgłoszenia, kwalifikacji, konsultacji, diagnozy, udziału w Familiaspot, ochrony dobra dziecka, prowadzenia dokumentacji lub wykonania obowiązków prawnych.
Dziecko może zostać zgłoszone na konsultację, diagnozę lub udział w spotkaniach wyłącznie przez rodzica albo opiekuna prawnego uprawnionego do podejmowania decyzji w sprawach dziecka.
Administrator może wymagać przedstawienia zgody drugiego rodzica lub opiekuna prawnego, dokumentów dotyczących władzy rodzicielskiej, pieczy, kontaktów, zabezpieczeń, postępowań sądowych, badania OZSS lub innych dokumentów istotnych dla dobra dziecka i prawidłowej realizacji usługi.
11. Okres przechowywania danych
Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
Dane związane z kontaktem są przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony możliwością wykazania przebiegu kontaktu lub dochodzenia roszczeń.
Dane związane z rezerwacją i realizacją usługi są przechowywane przez okres trwania współpracy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowej realizacji usługi, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
Dane księgowe, podatkowe i fakturowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu cofnięcia zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania danych.
Dane zawarte w dokumentacji psychologicznej, diagnostycznej lub związanej z realizacją usług są przechowywane przez okres wynikający z obowiązujących przepisów, zasad prowadzenia dokumentacji, bezpieczeństwa prawnego Administratora oraz potrzeby dochodzenia lub obrony roszczeń.
12. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, uzyskania kopii danych, sprostowania danych, usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania danych, cofnięcia zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
W niektórych przypadkach realizacja prawa usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania lub sprzeciwu może być ograniczona przez obowiązki prawne Administratora, konieczność prowadzenia dokumentacji, ochronę dobra dziecka, ochronę życia lub zdrowia, dochodzenie roszczeń albo obronę przed roszczeniami.
W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: diagnoza@bcdp.pl.
13. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do korzystania ze strony, wysłania zapytania, dokonania rezerwacji, opłacenia wizyty, wystawienia faktury, realizacji usługi, przygotowania dokumentacji lub wykonania obowiązków prawnych.
Niepodanie danych wymaganych do rezerwacji, płatności, identyfikacji osoby uprawnionej, zgłoszenia dziecka lub realizacji usługi może skutkować brakiem możliwości obsługi zgłoszenia, dokonania rezerwacji, przeprowadzenia konsultacji, diagnozy lub udziału w Familiaspot.
14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym poprzez profilowanie, które wywoływałoby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.
Jeżeli na stronie stosowane są narzędzia analityczne lub marketingowe, mogą one służyć analizie ruchu na stronie lub dopasowaniu treści, ale odbywa się to zgodnie z ustawieniami zgód cookies i nie zastępuje decyzji podejmowanych przez Administratora lub specjalistów.
15. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną zmianą, ujawnieniem lub wykorzystaniem niezgodnym z celem przetwarzania.
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione oraz podmioty, których udział jest niezbędny do realizacji usług, obsługi strony, płatności, księgowości, bezpieczeństwa lub obowiązków prawnych.
16. Linki do stron zewnętrznych
Strona internetowa może zawierać linki do stron zewnętrznych, w tym do operatora płatności, systemu rezerwacji, instytucji publicznych, materiałów edukacyjnych lub innych podmiotów.
Administrator nie odpowiada za zasady prywatności obowiązujące na zewnętrznych stronach internetowych. Po przejściu na stronę zewnętrzną użytkownik powinien zapoznać się z polityką prywatności tego podmiotu.
17. Zmiany Polityki prywatności
Administrator może zmienić Politykę prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu usług, zmiany systemu rezerwacji, zmiany operatora płatności, wdrożenia nowych narzędzi informatycznych, analitycznych, marketingowych lub organizacyjnych.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie internetowej bcdp.pl.